全校各单位：
为进一步规范校长办公会流程，提升会议效率，现就将进一步统筹校长办公会的安排通知如下：
一、会议时间
校长办公会原则上双周周三下午召开，议题确定后，由责任部门（或单位）至少于会议召开前的2个工作日，通过OA系统，按要求填写《河南城建学院校长办公会议议题申报表》（见附件1），提交校长办公室。
二、议题准备与材料报送要求
1.提交校长办公会议的议题，应进行调查研究、充分论证，在汇报要点中提出明确意见建议。
2.凡属于学校学术委员会、学位委员会等学术组织职责范围内的事务，应经过学术组织咨询、评定或审议，再提交校长办公会议讨论。
3.对专业性、技术性较强的重要事项，应经过专家论证及技术、政策咨询，再提交校长办公会议讨论。涉及管理制度、合作协议、合同订立等的，要提供法律咨询服务中心的书面审查意见。
4.议题申请表（见附件1）注意事项：议题名称一般为“关于......的议题”；制度、合同（协议）类议题需要在“议题类型”一栏中勾选；“汇报人”为议题提交部门（或单位）主要负责人；“列席部门”应勾选本议题相关部门（或单位），会前要做到充分沟通，及时告知；“汇报要点”中要有议题提交部门（或单位）明确的意见或建议及与相关部门的沟通意见。
5.提交议题须由责任部门（或单位）提供汇报材料（见附件2）。属于各类建设、修缮项目议题的，要有用地范围、设计方案、工程建设支撑材料（包括图纸）。议题汇报材料要简明扼要，突出重点，内容包括：议题背景情况（议题简述、调研论证情况、政策依据等）、需讨论决定的事项、具体意见建议等。凡属规章制度、政策性文件等，需包括起草缘由及依据、征求意见的范围和过程及意见采纳情况、内容要点等；属于修订制度的，要说明其异同。
6.议题汇报材料经调研、征求意见、法律咨询等方法完善后，报分管校领导审定后，通过OA系统申报提交。会议原则上不研究汇报材料准备不充分的议题，若议题涉及保密事项或因其它特殊原因难以提前报送的，经会议主持人批准后，可将有关材料直接带到会场。
校长办公室
2023年9月15日
